Underhållsplan eller redogörelse för underhållsbehovet – vad är skillnaden?
På ett styrelsemöte talar man om en underhållsplan, på bolagsstämmans föredragningslista står det redogörelse för underhållsbehovet och i slutet av konditionsbedömningsrapporten finns en PTS-tabell. Begreppen underhållsplan och redogörelse för underhållsbehovet kan låta som samma sak, men de betyder inte riktigt samma sak. Det ena är ett årligt dokument som krävs enligt lagen om bostadsaktiebolag, medan det andra är ett frivilligt verktyg för att planera och hantera framtida renoveringar på längre sikt. När skillnaden är tydlig blir det lättare för styrelsen att både uppfylla sina skyldigheter och sköta fastigheten på ett genomtänkt sätt.
Redogörelsen för underhållsbehovet är ett lagstadgat dokument
Redogörelsen för underhållsbehovet grundar sig på 6 kap. 3 § i lagen om bostadsaktiebolag. Enligt bestämmelsen ska styrelsen vid den ordinarie bolagsstämman lägga fram en skriftlig redogörelse för vilket underhåll bolagets byggnader och fastigheter behöver under de fem år som följer på bolagsstämman. Redogörelsen ska inte omfatta allt underhåll, utan endast sådana åtgärder som har väsentlig betydelse. Enligt lagen gäller det underhåll som ”väsentligt påverkar användningen av en aktielägenhet, bolagsvederlaget eller andra kostnader för användningen av en aktielägenhet”. Styrelsen ska samtidigt skriftligen redogöra för vilka betydande underhålls- och ändringsarbeten som redan har utförts i bolaget och när de genomfördes.
På finska används ofta förkortningen KPTS för denna redogörelse. Skyldigheten gäller bostadsaktiebolag och sådana ömsesidiga fastighetsaktiebolag som omfattas av lagen om bostadsaktiebolag.
Tre saker är särskilt viktiga att känna till. För det första handlar det om styrelsens redogörelse, inte om ett beslut av bolagsstämman. Enligt Disponentförbundet läggs redogörelsen fram för bolagsstämman för kännedom, och stämman fattar inget beslut om själva redogörelsen. Beslut om eventuella renoveringsprojekt, deras planering och finansiering fattas separat. För det andra kräver lagen varken kostnadsberäkningar eller exakta genomförandeår i redogörelsen, även om Disponentförbundet anser att sådana uppgifter är till nytta för aktieägarna. För det tredje gäller redogörelsen endast väsentliga underhållsbehov. Mindre servicearbeten behöver inte tas med, medan exempelvis en kommande rörsanering, fasadrenovering eller förnyelse av yttertaket hör till de åtgärder som ska redovisas.
I praktiken består redogörelsen ofta av en tabell eller en kort skriftlig sammanfattning. Byggnadsdelarna listas var för sig, och för varje del anges vilket underhåll som kan förväntas under de följande fem åren. Redogörelsen bifogas också ofta disponentintyget. Därför ger den en bostadsköpare en första uppfattning om kommande renoveringar.
Nytt 2026: uppgifterna ska lämnas till bostadsdatasystemet
Redogörelsen för underhållsbehovet hör numera till de administrativa uppgifter om bostadsbolaget som ska anmälas till Lantmäteriverkets bostadsdatasystem. Till samma helhet hör uppgifter om underhålls- och ändringsarbeten som utförts av bostadsbolaget och aktieägarna, bolagsvederlag samt lägenhetsspecifika låneandelar. Uppgifterna skulle finnas i systemet senast den 30 juni 2026 och ska därefter uppdateras regelbundet. Bostadsbolaget ansvarar för att uppgifterna är korrekta, eftersom Lantmäteriverket inte kontrollerar deras riktighet. För bolag med färre än sex lägenheter gäller anmälningsskyldigheten endast i vissa situationer, exempelvis om bolaget har bolagslån.
Redogörelsen är alltså inte längre enbart en bilaga till bolagsstämmans handlingar. Uppgifterna finns också i digital form och är tillgängliga för parterna i en bostadsaffär. Därför har det blivit ännu viktigare att redogörelsen utarbetas omsorgsfullt.
Underhållsplanen, eller PTS, är styrelsens eget verktyg
En underhållsplan kallas också en långsiktig underhållsplan eller PTS, efter det finska uttrycket pitkän tähtäimen suunnitelma. Något lagstadgat krav på att upprätta en sådan plan finns inte. Disponentförbundet beskriver den som en frivillig plan som exempelvis kan omfatta de följande tio åren. Suomen Talokeskus konstaterar att planeringsperioden vanligtvis är minst tio år. För bostadsbolag i Helsingfors behandlas ämnet närmare på sidan Underhållsplan för bostadsbolag i Helsingfors.
Innehållsmässigt går en PTS längre än den lagstadgade redogörelsen. I Fastighetsförbundets anvisningar anges tre huvudsakliga uppgifter för planen: att visa vilka reparationer fastigheten behöver, när de bör genomföras och vad de beräknas kosta. Planen beskriver alltså inte bara vad som behöver göras, utan också i vilken ordning åtgärderna bör genomföras och vilka kostnader de kan medföra.
Underhållsplanen utarbetas oftast som en fortsättning på en konditionsbedömning. De sakkunniga som utför konditionsbedömningen sammanställer i slutet av sin rapport ett förslag till underhålls- och reparationsåtgärder för de kommande tio åren, inklusive kostnadsprognoser. Detta kallas ett PTS-förslag. Fastighetsförbundet betonar att förslaget endast representerar bedömarnas syn på fastighetens behov. Styrelsen ska gå igenom det tillsammans med disponenten och servicebolaget innan det blir bostadsbolagets egen underhållsplan. Underhållsplanen fungerar som grund för styrelsens planering. Beslut om de egentliga renoveringsprojekten och deras finansiering fattas separat. I disponentintyget kan det anges att bolaget har en underhållsplan. PTS-planens innehåll, kostnadsprognoser och praktiska användning behandlas närmare i artikeln om vad bostadsbolagets PTS innehåller och hur den används.
Underhållsplanen och redogörelsen för underhållsbehovet – en jämförelse
Jämförelsen visar den grundläggande skillnaden: redogörelsen för underhållsbehovet är en sammanfattning som aktieägarna får ta del av, medan underhållsplanen är det mer omfattande underlag som sammanfattningen lämpligen kan baseras på.
Femårs- och tioårsperspektiven kompletterar varandra
Femårsperioden omfattar de renoveringsprojekt som aktieägarna behöver förbereda sig på redan nu. Tioårsperioden visar vad som väntar längre fram och ger därmed ett bättre underlag för att bedöma om ett projekt bör tidigareläggas, samordnas med ett annat eller skjutas upp. Disponentförbundet påpekar att en tioårsplan exempelvis ger en bostadsköpare en bättre bild av kommande reparationsbehov än en redogörelse som endast omfattar fem år.
Den långsiktiga planen underlättar också styrelsens arbete. Utan en övergripande plan kan redogörelsen i hög grad bygga på vad styrelsemedlemmarna och servicebolaget känner till vid den aktuella tidpunkten. När redogörelsen i stället utarbetas utifrån en uppdaterad PTS blir det lättare att hålla informationen konsekvent från år till år, även när styrelsens sammansättning förändras.
Vem utarbetar dokumenten och vem använder dem?
Redogörelsen för underhållsbehovet utarbetas av styrelsen. Disponenten sammanställer ofta ett underlag och ser till att dokumentet ingår i materialet inför bolagsstämman, men styrelsen ansvarar för innehållet. Redogörelsen är främst till nytta för aktieägarna, som får information om kommande kostnader, samt för bostadsköpare och fastighetsmäklare som tar del av den i samband med disponentintyget.
Förslaget till underhållsplan utarbetas vanligtvis av den sakkunniggrupp som har genomfört konditionsbedömningen eller av någon annan yrkesperson inom fastighetsbranschen. Styrelsen bearbetar och godkänner därefter förslaget som bolagets egen plan. Underhållsplanens viktigaste användare är styrelsen och disponenten. Planen ger stöd för att förbereda renoveringsprojekt, planera tidpunkterna för konkurrensutsättning och utarbeta budgetar. När styrelsen byts ut är en aktuell underhållsplan ett effektivt sätt att ge nya medlemmar en helhetsbild av vad som väntar fastigheten under de kommande åren. Även aktieägarna har indirekt nytta av planen. Med hjälp av den kan styrelsen motivera varför ett visst projekt planeras till ett år och inte ett annat. Samtidigt får aktieägarna bättre möjligheter att planera sin egen ekonomi längre fram än fem år.
Hur hänger konditionsbedömningen ihop med de båda dokumenten?
En konditionsbedömning ger information om byggnadens nuvarande skick. Enligt Fastighetsförbundets anvisningar utförs bedömningen vanligtvis av en grupp på tre sakkunniga med kompetens inom byggnadsteknik, VVS-teknik och elteknik. I en byggnad med hiss behövs dessutom en hisspecialist. Enligt samma anvisningar uppdateras konditionsbedömningen med 5–10 års mellanrum, och bolagsstämman beslutar om att beställa den.
Konditionsbedömningen resulterar i två delar: en rapport om byggnadens skick och ett tillhörande PTS-förslag. Utifrån förslaget utarbetar styrelsen bostadsbolagets underhållsplan. Från underhållsplanen hämtas sedan varje år de projekt som ska tas med i redogörelsen för underhållsbehovet. Det handlar om åtgärder under de följande fem åren som väsentligt påverkar boendet eller bolagsvederlaget. En välfungerande process följer alltså kedjan konditionsbedömning → PTS → årlig redogörelse för underhållsbehovet. Ju aktuellare bakgrundsuppgifterna är, desto tillförlitligare kan styrelsen bedöma framtida underhållsbehov. Lagen kräver ändå varken en konditionsbedömning eller en underhållsplan som underlag för redogörelsen. Enligt Fastighetsförbundet kan styrelsen utarbeta den utifrån sin bästa tillgängliga kunskap, utan att anlita en sakkunnig varje år.
Vid behov kompletteras konditionsbedömningen med mer ingående undersökningar av enskilda byggnadsdelar, exempelvis rörsystem eller fasader. Det kan vara nödvändigt när en bedömning som bygger på synliga observationer inte räcker för att avgöra hur eller när en reparation bör genomföras.
Behöver samma bostadsbolag båda dokumenten?
Redogörelsen för underhållsbehovet ska utarbetas varje år. Underhållsplanen ger redogörelsen ett långsiktigt underlag och hjälper styrelsen att sätta enskilda reparationsbehov i relation till varandra och till bostadsbolagets ekonomi.
Det behövs ändå inte nödvändigtvis två separata dokument. Enligt en jurist vid Fastighetsförbundet reglerar lagen inte vad dokumentet ska heta. En mer omfattande underhållsplan kan därför uppfylla skyldigheten att lämna en redogörelse, förutsatt att planen granskas och uppdateras när förhållandena förändras. En separat, kortfattad redogörelse kan trots det vara lättare för aktieägarna att ta till sig än en tioårstabell.
I ett litet, relativt nybyggt bostadsbolag kan underhållsplanen vara kort och till stor del baseras på byggnadsdelarnas tekniska livslängd. I ett äldre hus där stora tekniska system närmar sig slutet av sin livslängd blir planens betydelse större. Utan den riskerar styrelsen att behöva avgöra ordningen mellan rörsanering, fasadrenovering och förnyelse av värmesystemet ett projekt i taget, utan en samlad bild av helheten.
Exempel: hur dokumenten fungerar tillsammans
Vi tänker oss ett bostadsaktiebolag med ett flervåningshus från 1970-talet i Helsingfors. Bolaget beställer en konditionsbedömning, och det tillhörande PTS-förslaget omfattar bland annat förnyelse av yttertaket, reparation av balkonger, iståndsättning av dräneringen och dagvattensystemet samt byte av värmecentral under de kommande tio åren.
Styrelsen går igenom förslaget tillsammans med disponenten och servicebolaget. Servicebolaget berättar att läckor på taket redan har reparerats vid flera tillfällen. Därför tidigareläggs förnyelsen av yttertaket jämfört med den ursprungliga tidsplanen. Samtidigt konstaterar man att balkongrenoveringen bör genomföras först efter takarbetena, så att arbetet på taket inte skadar de nya ytorna. Bytet av värmecentralen flyttas till samma år som dräneringsarbetena, eftersom båda projekten kräver grävarbeten på samma del av gården. På så sätt utvecklas det ursprungliga förslaget till bostadsbolagets egen underhållsplan. Beslut om de enskilda projekten, exempelvis förnyelsen av yttertaket, fattas separat när de blir aktuella.
Inför nästa ordinarie bolagsstämma utarbetar styrelsen redogörelsen för underhållsbehovet. Från underhållsplanen väljer styrelsen ut de projekt som infaller under de kommande fem åren och som har väsentlig betydelse för bolagsvederlaget eller boendet. I detta fall gäller det yttertaket, balkongerna och dräneringen. Även bytet av värmecentralen nämns, eftersom det har planerats i samband med dräneringsarbetena. Åtgärder som ligger längre fram i tiden finns kvar i PTS-planen och behandlas vid nästa uppdatering.
När yttertaket har förnyats två år senare uppdaterar styrelsen planen. Det genomförda projektet förs in i bolagets underhållshistorik, och i följande års redogörelse anges det som ett redan utfört betydande underhållsarbete, i enlighet med lagens krav.
Vad bör styrelsen göra nu?
I ett bostadsbolag som endast har en redogörelse för underhållsbehovet är det klokt att fråga vilket underlag redogörelsen bygger på. Om svaret är föregående års redogörelse och iakttagelser som styrelsemedlemmarna minns, kan det vara motiverat att beställa en konditionsbedömning och utarbeta en underhållsplan utifrån den. Om bolaget redan har en underhållsplan som inte har uppdaterats på flera år, bör styrelsen gå igenom den före nästa bolagsstämma. På så sätt undviker man att redogörelsen upprepar föråldrade tidtabeller. Samtidigt är det viktigt att kontrollera att den senaste redogörelsen har anmälts till bostadsdatasystemet.
